FAQ

Bezorg ons zo snel mogelijk het aansluitingsformulier samen met het medisch attest (binnen de 5 werkdagen) of een schriftelijke melding van de 1ste ziektedag zonder medisch attest (max. 3 maal per jaar) binnen de 2 werkdagen.

1. Activiteit in de bouwsector
   Je kan enkel een terugbetaling genieten wanneer je actief bent in de bouwsector. Enkel werkgevers met een RSZ-kengetal 024, 026, 044, 054 komen in aanmerking. Dit komt overeen met een tewerkstelling van arbeiders onder PC 124.
2. Minder dan 20 werknemers
   De terugbetaling van het gewaarborgd loon is voorbehouden aan ondernemingen die de belangrijkheidscode 1,2 of 3 hebben, met andere woorden minder dan 20 werknemers. Deze belangrijkheidscode wordt door de RSZ per kalenderjaar toegekend. Zij baseren zich daarvoor op het gemiddelde aantal werknemers tewerkgesteld gedurende de referentieperiode (4de kwartaal van het jaar voor het voorgaande jaar en het 1ste, 2de en 3de kwartaal van het voorgaande jaar). 

Voorbeeld
De belangrijkheidscode voor 2023 zal dus berekend worden op basis van het gemiddeld aantal werknemers tussen 01/10/2021 en 30/09/2022. Voor pas opgerichte bedrijven geldt het aantal werknemers ingeschreven na drie maanden activiteit. Het betreft ALLE ingeschreven werknemers, ongeacht hun statuut (arbeiders, bedienden, leerjongens). De RSZ houdt bij de telling geen rekening met IBO-contracten en studenten (vrijgesteld van de normale RSZ-bijdragen).

De terugbetaling is mogelijk vanaf de 1ste dag ziekte/privé-ongeval van je arbeider (PC 124) tot de periode van gewaarborgd loon verstreken is. Stuur dus je medische attesten op, ook voor 1 dag ziekte en vergeet zeker de verlengingsattesten niet.

• Je bezorgt ons het medisch attest binnen de 5 werkdagen. Je kan dit per mail als de kwaliteit van de scan goed is. Om een correcte terugbetaling te bekomen is het belangrijk dat wij het medisch attest correct kunnen inschrijven. Gelieve daarom de gevraagde gegevens mee te geven (per mail of via de website). Zo is er geen twijfel mogelijk over werkgever en werknemer en de voorgeschreven periode. Je krijgt van ons een bevestiging van registratie van het medisch attest per mail.
  Medisch attest te laat ingediend? Contacteer ons dan zo snel mogelijk. Bij een geweigerd arbeidsongeval is er bijvoorbeeld geen indieningstermijn van toepassing.

Je kan ook maximum driemaal per arbeider, per kalenderjaar een eerste ziektedag melden zonder medisch attest. De indieningstermijn voor de schriftelijke melding bedraat 2 werkdagen.

• Je betaalt het gewaarborgd loon aan de werknemer. Een correcte loonverwerking is van groot belang. 
• De Dmfa-aangifte wordt verstuurd naar de RSZ. Deze wordt doorgestuurd naar Patrokov.
  Wanneer een kwartaal verstreken is dient het sociaal secretariaat de DMFA-aangifte te versturen naar de RSZ (de aangiftetermijn verstrijkt op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal waarvoor de aangifte moet gebeuren. De sociale secretariaten krijgen 15 werkdagen extra om deze te verwerken). Om je een idee te geven wanneer je een terugbetaling mag verwachten, hebben we een betaalkalender opgemaakt.
• Wij verwittigen je per mail over de terugbetaling.
  Bezorg ons je mailadres zodat wij een mail kunnen sturen over de terugbetaling.

Een medische controle kan aangevraagd worden om na te gaan of de afwezigheid van de  arbeider gerechtvaardigd is. Dit is gratis op voorwaarde dat je aangesloten bent bij Patrokov en het een arbeider betreft tijdens zijn 1ste maand ziekte of privé-ongeval (tijdens de periode dat er gewaarborgd loon verschuldigd is).

De aanvraag kan gebeuren door het aanvraagformulier te vervolledigen en het ons per mail (met als onderwerp medische controle) te bezorgen. Je kan de aanvraag ook indienen op onze website. Gebeurt de aanvraag voor een medische controle op een andere manier dan kunnen we niet garanderen dat de controle tijdig wordt aangevraagd.

Bezorg ons de aanvraag vóór 10u, dan zal de controlearts de dag zelf nog langs gaan. Het resultaat volgt 1 à 2 dagen later per mail.

Er zijn 3 mogelijke resultaten:

• De arbeidsongeschiktheid is gewettigd voor de voorgeschreven periode (vaststelling ter plaatse of na uitnodiging in het kabinet indien de werknemer afwezig was). Komt er een verlenging, dan kan je een nieuwe controle aanvragen.
• De controlegeneesheer gaat niet akkoord met de voorgeschreven periode. De controlearts dient overeen te komen met de behandelende arts over de arbeidsongeschiktheidsperiode. Indien zij niet tot een akkoord komen, wordt er beroep gedaan op een arts-scheidsrechter. Indien de werknemer het werk niet hervat op de afgesproken datum, moet er  geen gewaarborgd loon betaald worden vanaf die datum.
• Onttrekking aan de controle. De werknemer was afwezig op het moment van de controle en is ook niet ingegaan op de uitnodiging in het kabinet. Je bent geen gewaarborgd loon verschuldigd voor de volledige periode. Indien de werknemer door overmacht zich niet kon laten controleren (bv. ziekenhuisopname) dan ben je wel gewaarborgd loon verschuldigd indien dit bewezen kan worden. 

De werknemer dient zich controleerbaar op te stellen tijdens zijn arbeidsongeschiktheidsperiode:

• De controle toelaten.
• Inzage tot medisch dossier verlenen.
• Indien afwezig, de brievenbus regelmatig controleren en ingaan op de oproeping in het kabinet.
• Medisch huisarrest: je kan in het arbeidsreglement laten opnemen dat de werknemer gedurende maximum 4 aaneengesloten uren per dag zich ter beschikking dient te houden voor een eventuele controle. Is de werknemer toch niet huis, dan ontvangt de werknemer een oproepingsbrief in de brievenbus. Als werkgever heb je ook zonder medisch huisarrest het recht om een medische controle uit te voeren.

Sinds april 2017 is de procedure om de medische attesten op te sturen vereenvoudigd. Je hoeft enkel nog een scan van het attest binnen de 5 werkdagen te mailen naar: patrokov@embuild.be met de gevraagde gegevens (zie medisch attest indienen).
Wij bevelen aan om de originele attesten 3 jaar in je dossier te bewaren. Dit is de termijn waar in wij nog gecontroleerd kunnen worden door FBZ Constructiv.
Je ontvangt binnen de 3 werkdagen een mail die bevestigt dat het attest geregistreerd werd. Indien de scan onvolledig of onduidelijk is, vragen wij een scan van betere kwaliteit op of kan je alsnog het origineel opsturen.
Zonder bevestiging van registratie kunnen wij geen terugbetaling garanderen. Gelieve daarom deze mails goed op te volgen en de gegevens (naam werknemer, periode, rekeningnummer bedrijf) die vermeld zijn te controleren.

Normaal gezien dient het medisch attest worden toegezonden of afgegeven aan de werkgever binnen de twee werkdagen. Kijk je arbeidsreglement hiervoor na. Dit geldt ook voor verlengingsattesten. 

Wordt het attest per post bezorgd dan is de poststempel de ontvangstdatum. Als de werknemer jou het attest overhandigt, dan raden we aan om de ontvangstdatum op de ommezijde te vermelden en te laten ondertekenen.

Als werkgever heb je vijf werkdagen de tijd om ons het medisch attest te bezorgen. 

Bij een geweigerd arbeidsongeval heeft u meer tijd. Dan bezorg je ons de medische attesten ten laaste wanneer je het schrijven de arbeidsongevallenverzekering hebt ontvangen waaruit blijkt dat het arbeidsongeval niet erkend wordt. 

Je kan ook maximum driemaal per arbeider, per kalenderjaar een ziekte melden zonder medisch attest. De indieningstermijn voor de schriftelijke melding bedraagt 2 werkdagen.

Om het gewaarborgd loon correct te berekenen geef je altijd de ziekteperiode mee zoals opgegeven op het medisch attest. Begint het attest op een zaterdag, dan vermeld je dit ook. Valt een ziektedag samen met een andere inactiviteitsdag zoals een feestdag, weerverlet, inhaalrust, ... dan moet je beide doorgeven. Wordt er onterecht gewaarborgd loon uitbetaald, dan kan je dit niet terugbetaald krijgen.

Vanaf 01/01/2024

Werknemers die ziek worden tijdens een periode van jaarlijkse vakantie kunnen deze dagen op een later moment opnemen als ze voldoen aan een aantal verplichtingen:

De werknemer brengt zijn werkgever onmiddellijk op de hoogte van zijn verblijfsadres indien hij zich niet op zijn thuisadres bevindt en legt hij steeds een geneeskundig getuigschrift voor aan de werkgever binnen dezelfde termijn die reeds werd vermeld in het arbeidsreglement.

Het geneeskundig getuigschrift maakt melding van:

•             de arbeidsongeschiktheid,

•             de vermoedelijke duur van arbeidsongeschiktheid,

•             en of de werknemer zich met het oog op de controle al dan niet naar een andere plaats mag begeven.

Uiterlijk op het moment dat hij het geneeskundig getuigschrift voorlegt deelt de werknemer die gebruik wenst te maken van zijn recht op behoud van zijn vakantiedagen vanaf het einde van de periode van arbeidsongeschiktheid, deze vraag aan de werkgever schriftelijk mee.

 

Tot en met 31/12/2023

Tijdens collectieve sluiting betaal je als werkgever nooit gewaarborgd loon (de dagen blijven vakantiedagen of zijn ten laste van het ziekenfonds al naar gelang de situatie).

Collectieve sluiting is typerend voor de bouwsector, in andere sectoren komt dit niet vaak voor. Daarom raden wij aan steeds de loonboekingen na te kijken zodat je niet onterecht gewaarborgd loon betaalt terwijl je dit niet terugbetaalt kan krijgen via Patrokov. Geef steeds alle informatie mee om een correcte berekening mogelijk te maken (periode medisch attest en periode collectieve sluiting).

Indien de arbeider zijn vakantie op een later moment mag opnemen, dan moet dat nog in hetzelfde kalenderjaar.

Vanaf de eerste volledige dag ziekte of privé-ongeval van je arbeider PC 124. Dien ook de verlengingsattesten in voor de eerste 30 kalenderdagen bij een langdurige ziekte.

Redenen waarom je niet alles terugbetaald hebt gekregen:

• Je hebt niet alle medische attesten (tijdig) ingediend.
• Werknemers hebben tijdens de eerste 30 kalenderdagen van ziekte recht op de feestdagen die tijdens die periode vallen.
• Werkloosheid tijdens ziekte.
• De werknemer ontvangt een premie bovenop het uurloon maar deze premie wordt enkel toegekend op basis van effectieve prestaties (bv. de premie bij werken op hellende daken).
• Er werd een attest niet aanvaard omdat het geen recht geeft op gewaarborgd loon. Je bent hiervan reeds verwittigd. Het gaat bv. om een attest van consultatie of familiaal verlof.
• Er werd geen gewaarborgd loon doorgegeven bij de loonverwerking.
• De ziekte werd niet correct doorgegeven bij de loonberekening. Bv. bij een combinatie met collectieve sluiting of het attest start op een zaterdag.

Patrokov betaalt aan de aangesloten werkgever (zie aansluitingsvoorwaarden) 94,81% van het bruto gewaarborgd loon van zijn zieke arbeiders PC 124 (ziekte, privé-ongeval en geweigerd arbeidsongeval) terug voor de periodes waarvoor medische attesten tijdig zijn ingediend. Je kan ook een terugbetaling genieten voor een 1ste ziektedag zonder attest wanneer je ons de ziektedag binnen de 2 dagen schriftelijk hebt gemeld (max. 3 keer per kalenderjaar).

Voorbeeld terugbetaling*

Een voltijdse arbeider met een uurloon van 18,292€, in een periode zonder inactiviteitsdagen zoals werkloosheid, rustdagen of feestdagen.

• 1 week ziekte: 731,68€ gewaarborgd loon  => terugbetaling aan 94,81%: 693,71€
• 2 weken ziekte: 1360,05€ => terugbetaling aan 94,81%: 1289,50€
• 1 maand ziekte: 1814,51€ => terugbetaling aan 94,81%: 1720,33€

*_{Onder voorbehoud van wijzigingen sociale wetgeving}

Bij twijfelgevallen raden wij aan om altijd het medisch attest in te dienen. Door de indieningstermijn van vijf werkdagen die vastgelegd werd in de sector kunnen wij bij rechtzettingen van het gewaarborgd loon enkel een terugbetaling doen voor de ziekteperiodes waarvoor het medisch attest tijd werd ingediend.

Bijvoorbeeld:

• je gaat ervan uit dat de werknemer afwezig is wegens dezelfde medische aandoening (herval) maar je ontvangt achteraf een schrijven van de Adviserend Geneesheer van het ziekenfonds dat je toch nog gewaarborgd loon verschuldigd bent
• bij een deeltijdse werkhervatting (akkoord ziekenfonds) is er opnieuw gewaarborgd loon verschuldigd wanneer de werknemer 100% arbeidsongeschikt wordt na 20 weken, te rekenen vanaf aanvang van de gedeeltelijke werkhervatting.